שליחה וקבלת אימיילים

בהייביז הושקע חשיבה מיוחדת לפתח ממשק קל ופשוט לניהול תכתובות אימייל עם לקוחות, היות וזהו אחד הכלים השימושיים ביותר לתקשורת עם הלקוחות בעסק.

שימו לב - שליחה וקבלת מיילים תתאפשר, אך ורק אם בוצע אינטגרציה בצורה תקינה לפי המדריך (אינטגרציה לאימייל). במידה והצלחתם לשלוח או לקבל אימייל מהדומיין הפרטי שלכם במערכת, המשמעות היא שהאינטגרציה פעילה ועובדת בצורה תקינה.

שליחת הודעה באימייל

על מנת לשלוח אימייל לליד או לקוח, יש ללחוץ על כפתור "אימייל", ייפתח לנו חלונית בצד שמאל של המסך.

גיף המחשה לפתיחת מייל

בברירת מחדל, כתובת המייל של הנמען (במקרה הזה ליד/הלקוח) כבר מופיע בשדה "אל" למי לשלוח את המייל, כך שנותר רק להכניס את גוף ההודעה למייל.

שימו לב - במקרה ובכרטיס הליד/לקוח לא קיים אימייל כפתור "אימייל" לא יהיה לחיץ.

**גיף הדגמה לליד ללא אימייל**

בפרטי הליד/לקוח ניתן להוסיף אימיילים נוספים, במצב בוא יש יותר מאימייל אחד, בצד כפתור ה"אימייל", יופיע חץ שיאפשר לבחור איזה מהמיילים הרשומים נרצה לשלוח אימייל, ואותו המייל יוקפץ כבר לשדה "אל" אליו נשלח את האימייל.

גיף הדגמה לכרטיס ליד, בו יש 2 אימיילים

צירוף והעלאת קבצים

בהרבה מיילים שאנחנו שולחים, צירוף קבצים הוא מקרה נפוץ. כשאנחנו מנהלים לידים ולקוחות מתוך המערכת, חשוב לנו שיהיה אפשרות לבחור קבצים מתוך כרטיס הליד לשליחה במייל בקלות.

כפתור "העלה" - מאפשר לנו להעלות קובץ מתוך המחשב (או מהנייד) ולצרף אותו למייל

בכפתור "צרף" - ייפתח לנו ברשימה כל הקבצים הקיימים בתוך כרטיס הליד/לקוח, ונוכל ללקוח במיידי על איזה מהם נרצה לצרף לשליחת המייל, או לבחור צ'קבוקס על כמה קבצים ולצרף את כולם ביחד בלחיצה על "צרף קבצים נבחרים".

גיף לצירוף כמה קבצים למייל

שימו לב - בשליחת אימייל, לא ניתן לצרף קבצים בסך הכל יותר מ-25 מ"ב בשליחת האימייל. כמו"כ ככל שיש יותר קבצים, השליחה תהיה מעט יותר איטית, תוספת של כמה שניות לשליחת האימייל.

בכל קובץ שצורף לאימייל, לפני השליחה נוכל לצפות בשם הקובץ והגודל שלו במ"ב.

תמונה עם קבצים מצורפים שרואים את השם והמשקל שלהם

שמירת טיוטת אימייל

קורה הרבה שחשבנו לשלוח אימייל, אבל רצינו לבדוק עוד משהו לפני שנרצה לשלוח סופית את המייל, ומי רוצה לכתוב פעם שנייה את אותו מייל?

בשביל זה יש שמירת טיוטה.

כל טקסט שכתבנו בכותרת או בגוף ההודעה, נשמרת אחרי 10 שניות כטיוטה, כמו"כ כל עדכון שמבצעים בטיוטה נשמרת ומתעדכנת בפעם הבאה שנפתח את האימייל.

שליחת תבנית אימייל

שימוש בתבנית אימייל נעשה על ידי בחירה מתוך אחת מהתבניות בחלק העליון של איזור האימייל.

גיף דוגמא לבחירת תבנית אימייל

שימו לב - במידה וכתבנו טקסט כלשהו בכותרת או בגוף ההודעה, ולאחר מכן בחרנו תבנית, כל הטקסט יימחק ובמקומו יופיע הטקסט המובנה בתבנית.

כמו"כ שימו לב - לאחר בחירת טמפלייט, ניתן להוסיף או לערוך את הטקסט מהתבנית, היות וזה מיועד רק לתת התחלה של טקסט לפי תבנית, אבל לא מגביל לבצע שינויים לפני שליחת ההודעה בפועל. כל שינוי כזה, לא ישפיע בבחירת תבנית בפעמים הבאות, אלא רק על המייל הספציפי שעכשיו אנחנו שולחים

גיף דוגמא לעדכון טקסטים לאחר בחירת תבנית

אימיילים בריכוז תקשורת

המטרה של ריכוז התקשורת בכרטיס הליד/לקוח היא קודם כל להבין מה רמת התקשורת של העסק עם הליד/לקוח, האם יש הרבה מיילים, או אמצעי תקשורת אחרים, או כמה בודדים, או שאין בכלל. זה כבר מאפשר לנו להבין איך להתייחס לליד/לקוח ולהבין בקלות יותר את הפוטנציאל שלו.

בטאב התקשורת, ניתן לצפות בכל אמצעי התקשורת הקיימים במערכת, על מנת לצפות בתכתובות מייל בלבד, ניתן ללחוץ על הסינון לבחירת אימייל.

גיף הדגמה - פתיחה ומעבר בין סינון אמצעי התקשורת

בריכוז התקשורת נוכל לראות ולבצע את הדברים הבאים כאן. לזהות האם האימייל היא אימייל נכנס או יוצא - אייקון שונה כל הודעת אימייל שנשלחה ונקראה ע"י המקבל, יתווסף 2 סימוני וי כחול (כמו בוואצאפ) בכל אימייל נוכל לראות אם יש אייקון של קובץ, כדי לדעת אם הלקוח שלח לנו קבצים מצורפים לאותו אימייל כל אימייל ניתן להעביר לארכיון או למחוק כליל

גיף של הדגמה לפיצרים שהוסברו כאן

אימייל נכנס

ניהול אפשרויות אימייל הנכנס הוא מאוד חשוב, כיון שכאן מגיע החלק הקריטי של היחסים שלנו כעסק עם הלקוח, האם אנחנו מטפלים בפניות שלו במהירות ואיזה יחס הוא מקבל.

אחד הכלים שעוזרים לנו, הוא סימון אימייל כ"נקרא".

כל אימייל חדש שנכנס למערכת, מסומן מיידי עם נקודה ירוקה כאימייל חדש שעדיין לא נקראה.

שימו לב - בטבלת התקשורת ניתן גם לבצע סינון לפי אימיילים שעדיין לא נקראו.

ברגע שפתחנו את האימייל, הנקודה הירוקה, מה שמסמל שהאימייל כבר נקרא.

יש כפתור בשורת האימייל לסמן את האימייל כ"לא נקרא", ובכך מאפשר לאימייל להיכנס חזרה לטבלת התקשורת במיילים שלא נקראו ועדיין מחכים למענה.

גיף אימייל נכנס עם נקודה ירוקה, פתיחת המייל נקודה נעלמת, לחיצה על סמן כלא נקרא