אינטגרציה לאימייל

הסבר כללי

חיבור אינטגרציה של אימייל במערכת, מחייבת קודם חיבור של הדומיין, יש לוודא קודם שיש דומיין מחובר למערכת ישירות מהשרת בו מאוחסן הדומיין שלכם, במדריך ניהול דומיינים.

חיבור אימייל למערכת

מבוא קצר לעבודה עם שרתי אימייל

חשוב להבין שהטכנולוגיה של שליחת דואר אלקטרוני הוא מהישנות ביותר שקיימות, ועדיין משתמשים באותה טכנולוגיה כמעט ללא שינוי מהמקור, אפשר אולי לחשוב שזה מוכיח כמה הוא טוב, אבל הארכיטקטורה שלו עדיין מאוד מיושנת (משהו מתחילת שנות ה-80) מה שאומר שהמגבלות שהיו אז, רובם קיימים כמעט עד היום, כגון העובדה שבאימייל לא ניתן לצרף קובץ יותר גדול מ-25 מ"ב, היות ובתכנון הוא לא היה אמור לשלוח תוכן במשקל יותר מ-100KB, שזה בעיקר מיועד לטקסטים קצרים.

אבל עזבו, התקדמנו ב-50 שנה אחרי הכל, ויש כמה עדכונים שרלוונטיים יותר להיום, בואו נבין את העקרונות:

**קיבלתם פעם אימייל שיווקי מעוצב יפה שנראה ממש כמו דף נחיתה מושקע? ** אפשר לחשוב על אימייל כמו מיני אתר שאנחנו שולחים למישהו אחר, כל הטקסט שכתבתי ועיצבתי עם התמונות או הקבצים שצירפתי, זה כמו אתר, עכשיו צריך את המיני-אתר הזה לארוז בצורה מאובטחת ולצאת למסע של מליוני קילומטרים של ערוצי אינטרנט.

כדי שזה יקרה בהצלחה, המיני-אתר הזה עובר כמה שרתים בכל מיני מקומות בעולם.

ניקח את המקרה הקלאסי של אימייל שנשלח מחשבון ג'ימייל סטנדרטי (Gmail):

1. שלב ראשון - מארגנים את המייל והקבצים מתוך המחשב לתוך חשבון הג'ימייל על המחשב
2. **בלחיצת כפתור ה"שלח" **- המיני-אתר שלנו קובץ ומאוחסן עכשיו בתוך השרתים של גוגל, לפעמים הוא עובר כמה שרתים, כי יש מליוני מיילים בכל שנייה, וצריך לבזר את העומסים, בכל שרת הוא מועלה לשרת החדש ונמחק מהשרת הקודם.

3.בנתיים הוא מחפש כתובת - כל אימייל מורכב מ-2 חלקים, השם שלפני סימן השטרודל @ (או 'כרוכית' לאוהבי הדקדוק העברי) והחלק השני זה כתובת הדומיין שאחרי סימן השטרודל. הפעולה הראשונה היא לזהות היכן בעולם ממוקמת כתובת הדומיין, לדוגמא 'hybiz.co.il', בד"כ זה בשרת אינטרנטי במקום כלשהו בעולם (כן זה יכול להיות ממש בכל מקום מאירופה ועד המזרח הרחוק, אבל לרוב זה יהיה ארה"ב או אחת ממדינות אירופה) למי שהתבלבל, היא לא באמת מחפשת את כתובת הדומיין ממש, כל דומיין הוא למעשה תרגום של כתובתIP, (אבל על זה לא נרחיב עכשיו). ברגע שנמצאה הכתובת, היא בודקת האם השרת זמין לקבל את המיני-אתר ששלחנו אליו

במידה וכן היא תשלח אליו, אם לא, היא תחזיר פשוט שגיאה לשולח, אבל אצל ג'ימייל, היא לא תוותר ותנסה לשלוח את אותו אימייל כל כמה שעות, כי אולי השרת נפל לרגע, והיא לא רוצה שתפספס את המייל ששלחת (אם שאלתם את עצמיכם פעם, מה זה המייל המוזר שאתם מקבלים כל 4 שעות כששלחתם לכתובת לא תקינה, זה הסיבה).

מה הן רשומות MX

4.האימייל הגיע לשכונה - השרת החדש שנמצא מקבל את המיני-אתר לתוך האחסון של השרת, אבל עכשיו קורה דבר מעניין, היא מחפשת מי הבעלים של הדומיין, והאם יש לו כתובת אימייל תקינה, איך היא עושה זאת? באמצעות מכווני תנועה שנקראים בשפה המקצועית רשומות MX, הם מודיעים בצורה טכנית לשרת, שיש כאן כתובת אימייל, ואפשר לקבל תכנים בפורמט של מיילים, עכשיו המיני אתר הזה יכול להיכנס לשרת.

5. **העברה לכתובת הנכונה **- עכשיו מה שנשאר זה לוודא שבאמת יש כתובת כזו באותו שרת, לפי הדומיין והכתובת שיש לפני סימן השטרודל. לדוגמא [email protected], מה שקורה מאחורי הקלעים, המיני-אתר שלנו, באמת הגיע לשרת אליו שלחנו, אבל אם אין את הכתובת המדוייקת, רוב השרתים היום כבר יודעים לזהות את זה, ולשלוח חזרה שגיאה בשביל לשמור על חוויות משתמש, וגם כדי למנוע כל מיני תקריות פריצה או עומסים מיותרים, ניתן להם להסתדר עם זה.

העיקרון החשוב, זה שנבין את המסע שעובר על האימיילים שאנחנו כל פעם שולחים, אמנם זה קורה בהבזק של שניות, אבל זה רק בזכות הרשת האינטרנטית שעובדת במהירות אלפית השנייה.

מה הן רשומות CNAME

אבל יש עוד חלק בהגדרת שרתי אימייל - רשומות CNAME. נסביר רק את המהות, מה זה עושה, ולמה משתמשים בזה.

מקודם הסברנו את התהליך, איך בכלל עובד דואר אלקטרוני. העניין הוא, שאנחנו רוצים להגדיר שרת אימייל, בסך הכל אנחנו רוצים לקבל אימיילים לדומיין עסקי משלנו, אין לנו עניין להקים ולתחזק שרתים של אימיילים רק בשביל לקבל אימייל.

**אז מה הפתרון? ** שימוש בשירות חיצוני שכבר מנהל שרתים לאימיילים ותמורת עלות שירות (נמוכה יחסית בד"כ), או בחינם, אנחנו יכולים להשתמש בשרתים שלהם כדי לקבל ולשלוח אימיילים.

אבל אם נכנס עכשיו אימייל חדש, והוא יחפש את הדומיין, שזה השרת, הוא לא יגיע לדומיין שלנו, כי אנחנו יושבים עכשיו על שרת של מישהו אחר, נגיד וקוראים לו - Gmail.com, זה לא Hybiz.co.il, אז איך פותרים את זה?

בשביל זה בדיוק משתמשים ברשומות CNAME, זה דומה מאוד לשירות "עקוב אחרי" שיש בדואר.

מכירים את זה שעברתם דירה ודואר ישראל מציע לכם אפשרות לקבל את כל הדואר שממשיך להגיע לכתובת הישנה עם השם שלכם שיישלח לכתובת החדשה?

זה בדיוק מה שה-CNAME עושה, הוא מתאם עם השרת, שכל כתובת אימייל שמגיע לדומיין הפרטי שלנו אבל יש לו את רשומות הCNAME האלו, שיכניס לשם את הדואר הנכנס.

תאכל'ס, מה צריך בשביל להגדיר אימייל?

עכשיו שאנחנו מבינים קצת יותר איך דואר אלקטרוני עובד, נסביר איך מגדירים ומאמתים בפועל שרת אימייל במערכת הניהול שלנו.

בשביל שנוכל לקבל אימיילים לכתובת פרטית משלנו דרך המערכת, אנחנו צריכים להגדיר 2 סוגי רשומות:

• רשומות מסוג CNAME - בד"כ 3 רשומות כאלו
• רשומה מסוג MX - בד"כ אחת תספיק

שלבי תהליך האימות

1. מזינים במערכת את הדומיין בו אנחנו רוצים להשתמש (ראו הסבר "הוספת דומיין")
2. המערכת תייצר עבורנו 3 רשומות מסוג CNAME, המונפקים באופן מיוחד לדומיין שלנו
3. את הרשומות שהונפקו, נצטרך להזין בשרת המאחסן את הדומיין שלנו כרשומות CNAME
4. לאחר שיצרנו את רשומות ה-CNAME באחסון של הדומיין, נצטרך לאמת שהרשומות אכן נקלטו
5. לאחר שהרשומות נקלטו - המערכת תנפיק עבורנו רשומת MX, אותה גם נצטרך להגדיר בשרת האחסון
6. נחכה לאישור מצד שרת האחסון - תהליך זה נקרא Propagation, והוא יכול לקחת בין שעה עד ל-72 שעות תלוי לפי השרת המאחסן את הדומיין שלנו, ועוד כל מיני פרמטרים טכניים.

ברגע שהמערכת מבצעת אימות לדומיין לשליחת מיילים, נוכל לשלוח ולקבל מיילים באופן חופשי מתוך המערכת.

אימות וחיבור אימייל (דומיין)

עכשיו נסביר את התהליך בצורה יותר פרטנית ונתמודד עם כל מיני סיטואציות שאנחנו עלולים להיתקל בהם, בגלל סוגי השרתים הרבים שמאחסנים דומיינים והם יכולים לעבוד בצורות שונות שיכולות לבלבל אותנו.

כעת לאחר שכבר הוספנו את הדומיין למערכת הייביז (במדריך נפרד להגדרת דומיין), אנחנו נבצע תהליך הגדרות לאימייל:

שלב 1. בדף הגדרות > ניהול דומיין, נלחץ על כפתור "אימייל", ייפתח לנו אפשרות להתחיל הגדרות דומיין, נלחץ על כפתור "התחל תהליך הגדרת אימייל", המערכת תיצור לנו את רשומות הcname הייחודיות לדומיין.

שלב 2. ניגש לאתר בו מנוהל הדומיין וניצור את הרשומות CNAME אותם קיבלנו במערכת הייביז.

שלב 3. לאחר העתקת 3 רשומות ה-Cname, נלחץ על כפתור "אימות רשומות". הצפי הוא שנקבל סימון וי, ליד כל אחד מהרשויות. לפעמים אפשר לחכות דקה-שתיים, אבל בד"כ אם הרשומות תקינות, זה צריך להיות מאושר באופן מיידי.

שלב 4. לאחר שנקבל 3 סימוני וי, ליד כל רשומה, המערכת תיצור בצורה אוטומטית את רשומת ה-MX, שגם אותו נצטרך לייצר בשרת האחסון.

שלב 5. לאחר יצירת רשומת MX בניהול שרת הדומיין, מומלץ להמתין לפחות שעה, עד לבדיקה נוספת ל"אימות רשומות". אימות לרשומה זה יכולה לקחת עד 72 שעות, מסיבות שאינן קשורות להייביז, אלא להגדרות כלליות של דומיינים בכל העולם.

לאחר שהדומיין אומת בהגדרות האימייל. כעת ניתן להשתמש באימייל ישירות מתוך המערכת מול הלידים והלקוחות באופן חופשי.

~~

מדריך הגדרות רשומות ב-Livedns.co.il

~~