משימות והערות
למה משמש משימות והערות במערכת?
מעבר לשדות ונתונים במערכת קיימת האפשרות לתעד פעולות, עם לצורך העבר, לכל מיני פעילויות שחשוב שנדע עליהם בעתיד שקרו באותו ליד, או לתיעוד פעילות לצורך רישום עתידי, על משימה שאחד מהמשתמשים נדרש לבצע.
בדיוק למטרה זו יש לנו הערות ומשימות במערכת.
המבנה של הערה כולל בתוכו:
- בחירת קטגוריה להערה
- תיאור ההערה - עם אפשרות עריכה בסיסית
- יוצר ההערה - נוצר אוטומטית
- תאריך ההערה - נוצר אוטומטית
במבנה של המשימה, יש לנו אותם נתונים, אבל בתוספת 4 שדות:
- כותרת למשימה
- בחירת אחראי - מי האחראי לבצע את המשימה
- תאריך יעד לביצוע - מתי המשימה תקפוץ לאחראי על מנת להתריע לו שעליו לבצע את המשימה
- סימון כ"הושלם" - בכל שלב האחראי למשימה יכול לסמן שהמשימה הזאת הושלמה, והסימון יתעדכן בהתאם
קטגוריה להערות ומשימות
על מנת לעשות סדר בסוגי המשימות והערות שנדרש לייצר באופן שוטף, קיים אפשרות לבחור קטגוריה לכל משימה או הערה. דבר זה גם נועד להקל על משתמשים בבחירת כותרת פשוטה ומתאימה למשימות.
תמונת גיף לבחירת קטגוריה במשימה
על מנת ליצור קטגוריה חדשה, או לערוך קטגוריה קיימת, יש לפתוח את דף ההגדרות > קטגוריות למשימות
תמונה בהגדרות ליצירת קטגוריה חדשה
טבלת משימות
בטבלה מרוכזים המשימות של כל המשתמשים במערכת, כך יכול כל משתמש לגשת לטבלה ולבצע סינון של המשימות בהם הוא רוצה להתמקד.
סינון הושלם / לביצוע
כל משימה מיועדת לביצוע עד שמסמנים אותה בסטאטוס "הושלם", ברגע שמסמנים את המשימה כהושלם, זה מציג למשתמש שאין צורך יותר לטפל במשימה הזו, ובמידה ועדיין לא הגיע התאריך ביצוע שלה, היא לא תקפיץ התראה באינבוקס, או בהתראות קופצות.
בטבלה, יש אפשרות לבצע סינון להצגת כל המשימות לביצוע, או כל המשימות שהושלמו, במידה ורוצים להציג את כל המשימות הקיימים במערכת, יש לבטל את הלחיצה על שני האפשרויות
גיף שמציג את 3 אפשרויות הסינון
סינונים נוספים
בטבלה ניתן לבצע סינונים עם פילוחים מותאמים אישית כגון:
- לקוח - להצגת כל המשימות של לקוח ספציפי
- קטגוריה - סינון כל המשימות לפי קטגוריה ספציפית של משימות
- אחראי - להצגת כל המשימות לפי האחראי לביצוע
- מוצר - הצגת כל המשימות בהזמנות שמכילים את המוצר הספציפי שנבחר מתוך הרשימה
- טווח תאריכים - מציג את כל המשימות שתאריך היעד לביצוע הוא בין התאריכים הנבחרים
חיפוש
בעזרת מנוע החיפוש, ניתן לאתר את כל המשימות שהכותרת שלהם מכילה את אחת מהמילים שנכתוב בחיפוש
גיף דוגמא של חיפוש לפי כותרת
פעולות מהירות
בפעולות מהירות ניתן לייצא לאקסל רשימת של משימות נבחרות