לאחר שיצרנו תשלום על ההזמנה, נוכל לצפות בתשלום שנוצר בטאב "תשלומים" בהזמנה.
טאב ה"תשלומים" מחולק ל-2 אזורים:
- איזור המסמכים בחלק העליון
- איזור התשלומים בחלק התחתון
באיזור התשלומים, כל תשלום שנוצר באותה הזמנה, ייכנס בשורה נפרדת.
באותה שורה נוכל לראות את התשלום, והאם יש לה מסמך חשבונאי המשוייך אליו. במידה ולא משוייך אליו מסמך כלשהו, יופיע כפתור ליצירת מסמך. המסמך שניצור על התשלום, יהיה משוייך באופן אוטומטי לאותו תשלום.
עריכת תשלום
ישנם סוגי תשלומים שניתן לבצע בהם עריכה חלקית וכאלו שלא.
תשלומים שבוצעו בצורה ידנית, כגון - העברה, מזומן, צ'ק - כל עוד לא הונפק עליהם מסמך חשבונאי, ניתן לערוך את תאריך התשלום ולהוסיף הערה לגבי התשלום. אך בכל מקרה לא ניתן לשנות את הסכום, או המוצר אליו משוייך התשלום.
עם זאת תשלומים מסוג זה כן ניתן למחוק אותם לגמרי מערכת
תשלום שבוצע באמצעות אשראי מתוך המערכת - לא ניתן לבצע עריכה גם להערות או לשנות תאריך, היות וזה נחשב כתשלום שלא ניתן לשינוי והוא מושפע מנתונים הקיימים במערכת חיצונית (כדוגמת חברת אשראי במקרה זה)
תשלומים מסוג זה, לא ניתן למחוק מהמערכת ויש לבצע ביטול תשלום.
ביטול תשלום
עסקים בישראל מתנהלים בהתאם לרגולציה המחייבת רישום ותיעוד של כל התשלומים בצורה מסודרת עם מסמכים חשבונאים של קבלות וחשבוניות מס על כל הכנסה, ולכן כל תשלום שנספר כחלק מהרישום כגון תשלום באמצעות כרטיס אשראי שמחייב הנפקת חשבונית מיידית, או תשלום ידני שהונפק עבורו מסמך בצורה ידנית, מחויבת ברישום ההכנסות של העסק מבחינה חשבונאית.
כדי לבטל רישום שהונפק עבורו מסמך, נדרש תהליך של רישום שלילי מבחינה חשבונאית.
לדוגמא - עסק שמחויב להנפיק קבלות (עוסק פטור, מלכ"ר וכד') מחוייב להנפיק קבלה בלבד על כל הכנסה בעסק, על מנת לבטל רישום של הכנסה, אין אפשרות לבטל את הקבלה סתם כך, יש צורך בהנפקת קבלה שלילית, שזה אותו סוג של קבלה, במסמך נוסף עם אותו הסכום, רק ברישום עם מינוס (-1500 ש"ח), במקום רישום רגיל (1500 ש"ח).
עסק שמחויב גם בתשלומי מע"מ (עוסק מורשה, חברה בע"מ וכד'), מחויב להנפיק על כל הכנסה קבלה + חשבונית מס, כדי לבטל רישום שהונפק עבורו 2 מסמכים אלו, יש להנפיק 2 מסמכים נפרדים: חשבונית זיכוי קבלה שלילית (כמו שהוסבר מקודם)
כדי לאפשר לבצע תהליך זה בקלות עבור העסק, המערכת מאפשרת תהליך שנקרא "ביטול תשלום".
כל ביטול תשלום מחייבת מסמך לפי סוג העסק, אם החשבון מוגדר כעוסק מורשה או חברה בע"מ, המערכת כבר תדע לייצר תהליך של הנפקת חשבונית זיכוי בעת ביטול התשלום (כאופציה), במידה והמערכת מוגדרת כחשבון עוסק פטור או מלכ"ר, המערכת תדע להפיק קבלה שלילית בלבד.
שימו לב - בעת יצירת חשבונית זיכוי בביטול תשלום, המערכת תיצור את הקבלה השלילית בצורה אוטומטית.
על מנת לייצר ביטול תשלום, יש לבחור באמצעי התשלום הנבחר לביטול התשלום, כדי לסמן איך הלקוח קיבל בפועל בחזרה את הכסף, או במקרה ולא חוייב כלל וזה נעשה בטעות, נסמן את אותו אמצעי תשלום בו נוצר התשלום הראשון בפועל
התוצאה שתיווצר כרגע, היא שתהיה לנו שורת תשלום + שורת תשלום שבוטל
אם לא יצרנו חשבונית זיכוי או קבלה שלילית ביחד עם ביטול התשלום, ניתן ללחוץ על כפתור יצירת המסמך בשורת ביטול התשלום ליצירת המסמך.
