כשעוברים למערכת ניהול חדשה, בהרבה מקרים נרצה להעביר נתונים ממערכת אחרת, או קובץ אקסל ששם יש לנו פרטי לקוחות ואותם לייבא לתוך מערכת הייביז. ואת הפעולה הזאת ניתן לבצע באמצעות אפשרות הייבוא.
יש להשים לב בייבוא לקוחות למערכת, להבדיל בין ייבוא של לידים שרק התעניינו בעסק, לבין לקוחות שיש להם כבר הזמנות פעילות או מתוכננות כדי שייווצר להם גם הזמנה בתוך המערכת בעת הייבוא.
שימו לב - התהליך של מעבר בין מערכות יכול להיות תהליך שדורש התעסקות לא מעטה, אנחנו בהייביז משתדלים לאפשר לתהליך הזה להיות כמה שפחות מאתגר באמצעות יצירת תהליכים פשוטים וברורים יותר, אך יש לקחת בחשבון שלפעמים התהליך יידרוש יותר זמן מהמצופה. אם אתם מרגישים שהתהליך מאתגר מידי עבורכם, תוכלו לנסות לקבל עזרה בפורום הקהילתי, או לקבל שירות מצוות המומחים של הייביז, בפנייה לתמיכה.
איך מבצעים ייבוא שלב אחר שלב?
1.בהגדרות > ייבוא נתונים, יש להוריד את קובץ הדוגמא בהתאם לסוג הנתונים אותם תרצו לייבא לידים או הזמנות (בייבוא הזמנות, המערכת תשייך ללקוח קיים, או תיצור לקוח חדש במידה ולא קיים, אך בכל מקרה חובה להזין גם פרטי לקוח.
- בקובץ הדוגמא שהורדנו יש שורה אחת של שמות העמודות, ובשורה השניה יופיע דוגמא לרשומה אחת, שאותה ניתן למחוק ולהחליף בנתונים אמיתיים שאתם רוצים לייבא למערכת.
בשורה הראשונה, כל עמודה נחשב כשדה במערכת, ואין לשנות במבנה הטקסט או בסדר של העמודות, כיון שכל עמודה תשייך את פרטי הרשומה לפי המזהה בשדה המתאים במערכת.
כדאי לדעת - במידה וחסר שדות הכרחיים עבור נתונים שאתם מעוניינים לייבא ללידים, ניתן להוסיף את השדות במערכת, ולאחר מכן להוריד קובץ דוגמא חדש ולהזין לשם את הנתונים כדי לייבא אותם למערכת.
לדוגמא - שדה first name מבטא ערך לשם פרטי בליד (או בלקוח בייבוא הזמנות), ובאותה עמודה חובה לוודא שיש שם פרטי, היות וזו אחת משדות החובה ליצירת ליד/לקוח במערכת. אם שם העמודה לא יהיה כתוב בדיוק כמו שמופיע בקובץ דוגמא, ונכתוב בעמודה טקסט כגון first, או last, המערכת לא תדע לשייך את הנתון לשדה הרלוונטי, לכן חשוב להשתמש בקובץ הדוגמא בדיוק כמו שהוא מופיע בעת שהורדנו אותו מהמערכת.
שימו לב - בהורדת קובץ הדוגמא, בעמודה status, יופיעו כל הסטטוסים המוגדרים במערכת, יש למחוק את כל הסטטוסים ולבחור אך ורק בסטטוס הרלוונטי לכל ליד בהתאם למה שתרצו שיופיעו במערכת. יש לוודאות ששם הסטטוס יהיה בדיוק כמו שם הסטטוס שמוגדר במערכת.
לדוגמא - אם כל הלידים הם לידים חדשים, אפשר לבחור לכל הרשומות שיופיעו רק "ליד חדש", אם חלק מהלידים הם אינם לידים חדשים, יש לבחור לכל רשומה מה הסטטוס הרלוונטי לאותו ליד.
3.לאחר שסידרנו את כל הנתונים בתוך קובץ האקסל, יש ללחוץ על כפתור ללחוץ על קובץ אקסל או לגרור לשם את הקובץ מהמחשב, וללחוץ על "ייבוא"
4.בשלב זה המערכת תציג לנו כמה לידים/הזמנות יובאו למערכת בהצלחה, וכמה נכשלו עם פירוט השגיאה.
שימו לב - בעת ייבוא הלידים, במידה ויש שדות חובה שאינם מלאים בחלק מהשורות, תקבלו שגיאה על כל שורה בדיוק איזה שדה היה חסר שם כדי לייבא את הרשומה. לכן ההמלצה היא להתחיל עם רשומה אחת, שזה אומר שורה אחת בקובץ אקסל בנוסף לשורה הראשונה של שמות העמודות כדי לוודא שאין שגיאה בייבוא, ובהתאם לכך לייצר את הקובץ עם כל שאר הרשומות.
