הסבר על מסמכים

חלק מהפעילות השוטפת, העסק נדרש גם להנפיק מסמכים חשבונאיים, כגון חשבונית מס או קבלות וכד'. המערכת מאפשרת ניהול מלא של כל אפשרויות החשבוניות הנדרשות להפיק על סוגי התשלומים הקיימים במערכת.

ניהול המסמכים מתבצע מתוך המערכת, אך הנפקת המסמך והחישוב מבחינת מס הכנסה, אינו מתבצע דרך המערכת, אלא בתוכנה של הנהלת החשבונות לה יש אינטגרציה עם המערכת.

המערכות להם יש אינטגרציה כיום הם:

• מורנינג (חשבונית ירוקה לשעבר)

הסבר מפורט על התנהלות עם מסמכים, בניהול מסמכים בהזמנות (קישור לדף הזמנות)

הגדרות מסמכים

כל מסמך שנוצר כלולים בתוכו בברירת המחדל, שם הלקוח, פירוט המוצרים ואמצעי התשלום, וחלוקת המע"מ והנחה לכל מוצר במידה ויש. יש אפשרות לשנות הגדרות ברירת מחדל אלו בהגדרות מסמכים.

חשוב לדעת - כל הגדרות המסמכים הם מותאמים לאינטגרציה הקיימת שיש עם חשבונית ירוקה, בהמשך שיתווספו אינטגרציות לתוכנות מסמכים נוספות, יותאמו ההגדרות לפי סוג האינטגרציה.

הגדרות אלו ניתן למצוא בדף הגדרות > תשלומים > איזור מסמכים

ביצירת תשלום - צור מסמך

הגדרה זו נוכל להתאים לפי אמצעי התשלום הנבחר, איזה סוג מסמך יוצג לנו בברירת המחדל, כך שלא נצטרך לבחור גם את סוג המסמך בנוסף לפרטים שאנחנו ממלאים בטופס.

((גיף מסך הגדרות מסמך ותצוגה בטופס תשלום))

במידה ונוריד את סימון הצ'קבוקס "אפשר בחירת סוג מסמך", לא יהיה ניתן לבחור סוג ובחירת המסמך שהוגדרה כאן בהגדרות יונפק ביצירת התשלום ללא אפשרות בחירה.

((גיף הגדרות ותצוגה ללא בחירה בטופס תשלום))

שלח מסמכים ללקוח במייל

חשבונית ירוקה מאפשרת לשלוח כל מסמך במייל מעוצב עם כפתור להורדה, כך שהלקוח מקבל את המסמך ישירות מהמייל של חשבונית ירוקה, אם נבטל הגדרה זו, הלקוח יצטרך לקבל את המסמך ישירות דרכנו.

שמור לקוח במערכת מסמכים

במקרה בו אנחנו יכולים להנפיק ללקוח יותר ממסמך אחד, נוכל לאפשר לחשבונית ירוקה לייצר עבורנו לקוח ביחד עם יצירת המסמך בתוך החשבון של חשבונית ירוקה, כך שבמסמכים הבאים שיוצרו, הם יצורפו ללקוח קיים.

תכונה זו תאפשר בעתיד להיכנס לחשבונית ירוקה, ולפי פרטי לקוח לאתר את כל המסמכים שהונפקו עבורו דרך המערכת בצרוה מרוכזת, ותחסוך את החיפושים של המסמכים בצורה נפרדת, מומלץ להפעיל תכונה זו.

פרטים משתנים על המסמך

כאן נוכל לבחור שם, מספר זיהוי, וכתובת שיופיעו על המסמך על בסיס משתנים שיצרנו במערכת. (על איך ליצור משתנים נלמד במדריך למשתנים)

((תמונה עם דגש על איזור הפרטי לקוח, היכן שיוצגו הפרטים האלו))

תיאור ברירת מחדל למסמכים

ניתן להגדיר תיאור כללי שיופיע לכל המסמכים שיונפקו מהמערכת

לדוגמא - "ייעוץ עסקי", כך שלא משנה איזה מוצר אני מפיק במסמכים ללקוחות, גם אם המוצרים כתובים בקוד פנימי, הלקוח עדיין מקבל מסמך עם תיאור שנוגע לשירות שהוא קיבל מהעסק (ויאפשר לו לתייג את החשבונית להוצאות מסוימות)

טבלת מסמכים

מטרתו המרכזית של טבלת המסמכים הוא בעיקר לעקוב אחרי מסמכים שכבר הונפקו ולבצע פעולות למסמכים מרובים כגון ביטול מסמכים, או הנפקת חשבונית זיכוי.

ביטול מסמך

בפעולות מהירות ניתן לבחור כמות מסמכים ולבטל אותם, משמעות הביטול, היא לפי סוג המסמך הקיים:

חשבונית מס קבלה - דורשת חשבונית זיכוי + קבלה שלילית כדי לבטל את המסמך קבלה - דורשת קבלה שלילית ליצירת המסמך

בעת בחירה של כמות מסמכים לביטול, זה יקפיץ פופ-אפ ויציג לנו רק את המסמכים שניתן לבטל מתוך הרשימה שנבחרה

((גיף ביטול קבוצת מסמכים))

צור חשבונית מס

בפעולות מהירות ניתן להנפיק לכמות של קבלות, חשבוניות מס.

בבחירת כמות מסמכים ולחיצה על כפתור "צור חשבונית מס", זה יקפיץ פופ-אפ עם רשימת המסמכים להם ניתן להנפיק חשבונית מס, מתוך כל מה שנבחר

((גיף רשימה מתוך מה שנבחר))

במידה ואין מסמכים רלוונטיים לבחירה בפעולה המהירה, יקפוץ התראה שלא נבחרו מסמך, ושום דבר לא יקרה.